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Quando o assunto é gestão de projetos, muitas pessoas vão te dizer que entendem, que sabem o básico, ou mesmo que não precisam disso. Aliás, essas são as que mais existem.
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Uma das causas para essa reação é relacionada ao conceito de controle.

Como sabemos, controle é um conceito de gestão que determina a verificação de todas as atividades e processos dentro de uma tarefa, e se elas estão de acordo com o que foi planejado, implicando inclusive em reajustes ao longo do caminho.

Lembra da aula 1.1 de Teoria Geral da Administração? Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar? Pois bem, nessa ordem, podemos entender que o sucesso (ou fracasso) de uma gestão depende diretamente de como o gerente de projetos (aquele que é efetivo) desenvolve seu trabalho.

Um caso clássico de falha de controle é a elaboração da planilha financeira e horas de trabalho, já que os contratos atuais geralmente só mostram os valores totais a serem desembolsados e o custeio necessário para cobri-los, obrigando o gestor muitas vezes a imaginar todo o caminho até aqueles totais.

Dessa forma, 130% dos gerentes de projeto vão tomar o valor total e dividir por 12 meses, e trabalhar com essa margem, o que para qualquer pessoa com o mínimo de massa encefálica, é um absurdo terrível.

Nesse caso, o ideal é definir a medida de tempo (que pode ser a mesma dos pagamentos do cliente: mensais ou trimestrais ou qualquer outro), e planejar seus gastos dentro dessa premissa.

Dessa forma, mesmo que sua equipe inicie o projeto – ou seja, gerando obrigações – antes do depósito, sua análise não vai estar distante do que imaginou.

O tal do previsto e realizado, muito prazer.

Quando falamos em horas, a análise é mais subjetiva ainda, pois fora as empresas que possuem relógio de ponto e obrigam os funcionários à uma carga horária semanal mínima, a maioria das equipes que realizam projetos não cumprem uma rotina pré-estabelecida.

Não existe um consenso, mas o que é mais aceito pela maioria dos gestores é a determinação do tempo gasto para a realização dos passos do projeto, e na medida em que essas etapas forem cumpridas, aceitar que aquelas horas foram cumpridas.

Vamos visualizar esses dois conceitos no nosso projeto chamado “Pintura do meu Quarto”…

Digamos que as etapas sejam (na ordem), comprar o material, retirar os móveis, preparar o quarto, pintar e recolocar os móveis, logo:

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1 – comprar o material

Temos que pensar em quais materiais precisamos e se temos recursos disponíveis para o pagamento. Como não previ a contratação do pintor, vou economizar fazendo eu mesmo. Também temos que ver quanto tempo essa etapa leva.

2 – retirar os móveis

É fácil retirar o mobiliário sozinho ou será que preciso de ajuda? Muitas vezes os gerentes não conseguem ver esses gargalos, fazendo com que existam equipes muito atarefadas, e outras na gandaia. O fator tempo está incluso em todas as fases, então não vou citar mais.

3 – preparar o quarto

Como sou chato, preciso de jornais para cobrir o chão. Questão, eu os tenho?

4 – pintar

Da mesma forma, os materiais que compramos lá na primeira fase deverão ser suficientes para cobrir todas as nossas necessidades, nem faltar ou muito menos sobrar. Em qualquer uma dessas hipóteses, o resultado será um belo prejuízo.

5 – recolocar os móveis

É nessa hora que vamos analisar se todos os passos foram executados com perfeição, se preciso fazer o acabamento dos cantos e rodapés… Enfim, se o objetivo inicial foi cumprido. É obrigatório nessa fase que o trabalho tenha sido otimizado, os materiais suficientes, eu e/ou meus ajudantes em forma (nem cansados ou barrigudos demais) e finalmente dar o “de acordo”.

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Se você conseguir utilizar esses conceitos em qualquer tipo de projeto, então vou te considerar um bom gerente de projetos. Já o contrário…

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Bibliografia

Se eu fosse modesto, indicaria um dos mestres em organização e métodos, Djalma Oliveira:

OLIVEIRA, Djalma.P.R, Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 15. ed. São Paulo: Atlas, 2005.

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